Prendre connaissance des directives de l’appel (sections symposium, règlements généraux, critères d’admissibilité).
À cette étape, seules les informations suivantes vous seront demandées :
Si la proposition est acceptée, le courriel d’acceptation comprendra un code à transmettre aux contributeur·trices de votre sympsosium. Ces communications y seront directement associées lorsque déposées avec ce code. La sollicitation des auteur·es relèvent des organisateurs du symposium.
Vous recevrez un courriel pour vous aviser qu’une proposition a été soumise. Vous pourrez alors vérifier les communications et demander, si nécessaire, à ce que les auteur·es apportent des modifications. Les auteur·es pourront apporter des changements à tout moment avant qu’elles ne soient officiellement en évaluation.
À la fin de l’appel, vous recevrez un courriel de la part des organisateurs·trices vous demandant de valider chacune des communications soumises via la plateforme. Une case à cocher est prévue à cet effet. Les propositions doivent répondent aux exigences des organisateurs du symposium et peuvent être encore modifiées au besoin.
Le comité fait ensuite une vérification/évaluation des communications, en plus de vérifier si les directives de l’appel sont respectées. Les courriels d’acceptation sont envoyés par la plateforme, de même que les possibles demandes de modifications. À cette étape, les refus sont rares, car vous aurez déjà été informés de la situation (par exemple, plus de 2 communications à titre de premier auteur, contribution d’un.e étudiant.e de 1er cycle, etc.).
À la suite de l’évaluation et à la confirmation de participation des auteur.e.s (inscription payée), vous serez informé de la place que prendra votre symposium dans l’horaire et des minutes supplémentaires qui vous auront été données.
Nous vous demanderons de déterminer la durée et l’ordre d'apparition des communications dans la programmation. À cette étape, vous pourrez également ajouter des moments de discussion, synthèse, etc. Il faut toutefois prendre en considération que ces moments sont limités dans le temps. On parle d’environ 30 à 40 minutes supplémentaires.